管理組合の運営 管理規約と総会決議
管理組合の運営を、性善説に立って管理会社に完全にお任せするならば、運営方法なんて理事になったとしても、どうでもいいわけです。
ただ、管理会社というのはボランティアではなく利益を追求する一般企業なわけです。管理会社の立場からすると、管理組合に金をつかってもらうほうが、基本的に儲かります。
管理組合の立場としては全く逆で、みんなの資産を守るためになるべく節約したい、出費を抑えたいというようになる。
つまり、管理組合と管理会社は委託者と受託者という関係にありながら、基本的に利益相反の関係になっており、ここをみんなが理解しておくのが、ポイントです。
となると、管理組合の運営を管理会社に完全に任せるのはまずいだろうと。自分たちで舵取り出来る状態にしておくべきだろうということで、やはり運営方針くらいは自分たちできっちりと決めて、コントロールする必要があるわけです。
管理組合の運営は、管理規約及び総会決議の2つによって決めることになっています。
管理規約
管理組合の根本規約が管理規約で、分譲時の住民間の合意事項ですね。実際は、国交省がマンション通則法のような形で定めている標準管理規約に、各マンションの規模等に応じて若干修正を加えたものを、それぞれのマンションの管理規約としています。
標準管理規約に準拠しているならば、マンション管理に関する一般的な事柄が規定されているだけなので、マンションごとに内容はあまり変わらないと思います。一部の住民に有利になるような変な事が書かれていたら問題ですが。
この標準管理規約は、数年ごとにアップデートされているので、自分のところの管理規約もそれに合わせて適宜改正しましょう。
総会決議
管理規約は根本規約であり、あくまで一般的基本的なルールを定めているだけなので、各マンションの事情に合わせた運営方法は、自分たちで総会決議により決める必要性があります。
例えば、ゴミ出しなどの基本的な生活ルール、理事会の運営方法、会計処理方法、駐車場駐輪場の使用方法など。
多数決により議決されたら総会の議事録として配布しますが、数年経つとみんな忘れてしまうのでw、決まったルールは、細則やマニュアルに明文化した形でしっかり落とし込んでおくのが良いでしょう。
細則規定・マニュアル
総会決議で決まった具体的なルールを文語体できちんと書いてあるのが細則規定です。ペット飼育や楽器使用などの共有専有部分使用細則は、分譲時に定めていることが多いでしょう。
それ以外のルールも、総会決議後に、個別で明文化しておくことが望ましいですが、法律ではないので、きちっとした文語体で書く必要はありません。読みにくいですし。
普通のおばちゃんでも読みやすい口語体のマニュアルのようなものに、一冊にまとめておくのも良いかも知れません。
会計処理細則
上記のうち、最も大事なのが会計処理についてのルールを定めた細則です。
管理組合は第一に資産管理団体である以上、、お金についての流れは特にしっかりとルールを作っておくべきでしょう。
しかし、この会計処理については、規定というより、管理会社への委託契約の中で決めてしまっているところが実は多い。そして、その契約内容についても、管理会社主導でというところがほとんどです。
これについては、またつぎのときに個別で書いてみたいとおもいます。
まとめ
数千万もするマンションという資産の管理を、管理会社に任せ切りにするのは、あまりにも危険です。仮に今は良いとしても、会社の方針も変わる可能性があるし、フロントマンも代わっていきます。管理会社の経営も今後ますます厳しくなっていくでしょう。
数十年後も、マンションが適正に管理されているように、きちっとした運営方針を定めておき、管理会社がそれに沿った運営をしているか、みんなで絶えずチェックしましょう。
